仕事術

もう迷わない!経費精算をサクサク終わらせるポイント

expense-eye-catch
ミンゴ
ミンゴ
経費精算だけど…、どの経費がどの項目になるのか、いまいち分かってないのよね。
パカパカ
パカパカ
経理担当から差し戻されるのってショックだし、お互い手間がかかるよね。
ミンゴ
ミンゴ
なんか分かりやすい覚え方ないのかしら。

こんな疑問を持っている方へ。この記事では経理担当じゃない社員が、スムーズに経費精算を終わらせられるコツを紹介しています。

会社では、書類に不備がなく数字に強い人=あいつはデキる奴、となりやすいので経理担当じゃなくても知っていると得する知識です。会社のお金の動きを知るうえで基礎の部分でもあるので、項目を全部覚えるより先に、自分の仕事でよくある事柄から覚えていきましょう!

祝い花代・手土産代

orchid
パカパカ
パカパカ
じゃぁ問題。お世話になっている事務所のアーティストさんからライブの招待を受けました。事前に祝い花を贈って、当日は手土産も持って行こう、となった場合の経費は何になる?
ミンゴ
ミンゴ
う〜ん。祝い花も手土産も接待交際費…。
パカパカ
パカパカ
そう。正解!後で精算するから領収書は絶対もらっておいてね。この2つは金額がいくらでも接待交際費になるよ。

飲食代

receipt
パカパカ
パカパカ
次いくよ。例えばさっきのアーティストさんと後日、別企画の打ち上げをしました。ちょっと遠いお店で、マネージャーさんが動けず、車を手配しなきゃいけない事になりました。
(基本自車かマネージャーさんの車だけどね。)その会食のお会計は10人で48,000円でした。この経費は?
ミンゴ
ミンゴ
え〜と…タクシー代だから旅費交通費かな…。飲食代は接待交際費だと思うけど…。
パカパカ
パカパカ
ちょっと難しいよね。相手先をお連れするための車代は接待交際費になるんだ。ただ自社の役員をお店に連れていくための費用は旅費交通費でOKだよ。
接待するのか受けるのかで経費計上が違うんだ。飲食代のポイントは1人5,000円を超えるかどうか。

1人5,000円を超える飲食代は接待交際費。1人5,000円以下の飲食代は会議費として計上できるため税金がかかりません。ただし、飲食した日、参加した相手先の名前、参加人数、目的などを記載した書類を保存しておく必要があります。

ミンゴ
ミンゴ
今回は会議費になるのね。税金がかかるから1人5,000円超えてないよね?ってよく上司とかに聞かれるのね。
パカパカ
パカパカ
そう。中小法人とか会社の規模によっても変わってくるから詳しくは国税庁のサイトで確認してみてね。

契約書の印紙代

taxes
パカパカ
パカパカ
業務委託契約書とかさ、他社と締結する書類に貼る収入印紙あるでしょ。1枚4,000円するやつとか。
ミンゴ
ミンゴ
あるね。あれは何費になるの?
パカパカ
パカパカ
あれは租税公課になるんだ。租税効果は必要経費として認められているか、経費で落とすことができる税金・公的な負担金のことだよ。
分かりやすいのは、個人事業主が車を社用で購入したときの自動車取得税や自動車重量税とかかな。
ミンゴ
ミンゴ
車は経費で…とか社長が言ってたような…。印紙は租税公課。覚えた。

PC・ソフトウェアなど

gadget
パカパカ
パカパカ
じゃぁ次ね。会社でiMac 142,800円(税別)を購入してAdobe CCのソフトウェアを使用するライセンス(法人向け95,760円/年間)を契約しました。さらに39,800円(税別)のカメラを買いました。この経費は?
ミンゴ
ミンゴ
あわわ…。全部減価償却費かな…頭が爆発しそう…。
パカパカ
パカパカ
惜しい!当たってるのもあるよ。これは減価償却費・消耗品費に分けられるんだ、ポイントはここ。

【消耗品費】
1個・1組の購入金額が10万円未満
使用可能期間が1年未満

パカパカ
パカパカ
まず使用可能期間で見てみると、どれも1年以上使えるものだから固定資産となって減価償却費になるよね。次に購入金額で見てみると10万円以下のものがあるね。
ミンゴ
ミンゴ
カメラとAdobe CCのソフトは10万円以下だから消耗品費!
パカパカ
パカパカ
Adobe CCは消耗品費のクラウドサービスの利用料に該当するんだけど、会社によっては通信費で処理する事もあるから確認した方がいいよ。
ミンゴ
ミンゴ
消耗品費は文房具とか電池だけだと思ってた…。
パカパカ
パカパカ
iMacは耐用年数に応じて、減価償却費として毎年一定額を費用として計上するんだ。ここは経理担当のお仕事だけど。耐用年数も国税庁のこのページで確認できるよ。ちなみにパソコンは4年、カメラは5年だよ。

グッズ製作・キャンペーン

TV-CM
パカパカ
パカパカ
じゃぁ最後!ミンゴが自分のアニメDVDを作りました。よく売れるように店頭用のポスターやPOPを作り、購入者のおまけとしてストラップも作りました。さらに宣伝用のHPを作り、メディア・雑誌・新聞に広告も打ちました。これは何費?
ミンゴ
ミンゴ
すごいやり手…。販売促進費と広告宣伝費になるね、多分。
パカパカ
パカパカ
バッチリだね!販売促進費の中に広告宣伝費が入っているイメージだけど、ポイントはここ。

販売促進費:直接的に商品がもっと売れるようにかける費用
広告宣伝費:間接的に商品が売れるように宣伝してもらうための費用

ミンゴ
ミンゴ
HP作成費、メディアへの広告出稿が、広告宣伝費。ポスターやPOP、サンプルのストラップを作成した費用が販売促進費になるのね。
パカパカ
パカパカ
販売促進費や広告宣伝費は不特定多数向けの費用、接待交際費は特定の取引先に向けた費用、と覚えておくといいよ。ライブに招待するキャンペーンは販売促進費、お得意を招待する場合は接待交際費という感じ。

いかがでしたでしょうか。ポイントを掴めば覚えられそうですよね!会社によって計上する科目、名称が少し違うかもしれませんので確認は必要ですが、考え方は同じです。
経費担当でなくても費用の勘定科目は知っていて損はないので参考になれば嬉しいです。